השלבים ליצירת אירוע מושלם

פגישת היכרות עם סטוקו – אין כמו מראה עיניים. בפגישת ההיכרות נציג בפניכם את סטוקו ואת מתחם האירועים שלנו. תכירו את צוות ההפקה והניהול שילווה אתכם יחד נחליט על קונספט האירוע ונתאים אותו לאופי ולמספר המוזמנים.

בחירת התאריך – לפעמים שווה לחשוב פעמיים לפני שקובעים תאריך לאירוע. אומנם כולנו אוהבים תאריכים יפים ועגולים חמסה חמסה (5.5) לחיים מושלמים (10.10) שתמיד נהיה ראשונים (1.1) טוב, הבנתם את הרעיון… אבל היי! התאריכים האלו מבוקשים מאוד והרבה פעמים תפוסים, גם הרבה בעלי מקצוע יהיו תפוסים בתאריכים האלו וגם האורחים שלכם אולי יהיהו מוזמנים ליותר מאירוע אח באותו תאריך אטרקטיבי (אווצ׳) אז מה אנחנו מציעים בעצם? תפתחו את הראש, דווקא לקיים אירוע בתאריך שמתאים יותר לצרכים שלכם והלך הרוח שלכם יכול להיות הרבה יותר מדוייק עבורכם! ולפעמים אפילו מוזיל את עלויות האירוע.

בחירת מקום האירוע – מקום פתוח או סגור? בכפר או בעיר? על חוף הים ו ביער? בגינה צנועה או בגן אירועים מפונפן? אז הנה נקושה למחשבה בעניין: איפה הכי נעים לכם? איפה אתם תרגישו הכי נינוחים, באווירה שמתאימה לאישיות שלכם.

בחירת הקונספט – אז איך דמיינתם את האירוע שלכם? באיזה צבעים? איזה צלילים? טעמים וריחות? קונספט זה בעצם המצפן של האירוע. כל הבחירות של האוכל, המוזיקה, העיצוב, אנשי המקצוע ועוד יעשו בהתאם לקונספט שתבחרו. כל אלו ביחד יוצרים את האירוע שלכם ואת האווירה בו. אז פתחו את הראש ואת הלב, חפשו מה מרגש אתכם או את האדם שהאירוע לכבודו ובחרו קונספט מעורר השראה שיהיה כיף לתכנן לאורו.

בניית תוכנית האירוע – כל אירוע מורכב ממספר חלקים והפתעות מקשרות. קבלת פנים, דברי פתיחה, ריקודים, ארוחה, קוקטייל, מצגת, הופעה מוזיקלית, הרצאה, סטנד אפ, שוב אוכל, שוב ריקודים ועוד… אתם כמובן יכולים לבחור ולשלב כל אלמנט שעולה בדעתכם ובדמיונכם הפרוע (: ההצעה שלנו: לא להעמיס. לא למרוח. תנו גם זמן הפוגה, זמן למינגלינג, זמן להפנמה והכלה.
ואנחנו מציעים תמיד להכניס לתוכנית מספר דקות של הכרת תודה. דבר אינו מובן מאליו.

בחירת אנשי מקצוע – ללא ספק אנשי מקצוע טובים הם המפתח להצלחת האירוע. על מנת להיות בטוחים שאיש מקצוע מסויים מתאים לכם אנו ממליצים לכם בשלב הראשון לחפש רשימות של אנשי מצוע מומלצים באתרים / בלוגים שאתם נחשבים בתחום וכאלו שאתם סומכים עליהם. בשלב השני בקשו לראות תיק עבודות של בעל המקצוע ובמקביל בקשו או חפשו חוות דעת והמלצות.אל תשכחו כמובן גם להשוות מספר הצעות מחיר. לעיתים יש פער של אלפי שקלים בין אנשי מקצוע הנותנים את אותה איכות עבודה. שימו לב: חפשו איכות וסגנון שמתאים לכם והחליטו על איזה איש מקצוע אתם לא מתפשרים – מעצב, צלם, די ג׳יי, תאורן, זמר, נגן ועוד.

ערב טעימות ובחירת תפרי – אחד הערבים המשמעותיים והחשובים בתכנון האירוע. טעימות. אל תוותרו על הערב הזה והגיעו עם קרובי משפחה שאתם סומכים על טעמם הקולינרי. לאחר הערב הזה תהיו הרבה יותר חכמים לגבי המנות אותן תבחרו להגיש לאורחים, ולא פחות חשוב – אתם תדעו בדיוק מה האורחים שלכם יאכלו בערב האירוע.

עיצוב האירוע – ישנן מספר רמות של עיצוב אירוע. הבסיסית שבהן היא מפת שולחן, כלים ומפיות. השלב הבא הוא פרחים ומרכזי שולחן. מכאן והלאה השמיים הם הגבול. וכשאנחנו אומרים שמיים אין הכוונה לבזבזנות, ראוותנות ותקציב מנופח. אפשר לעצב אירוע מהמם, יצירתי ומרגש בתקציב נמוך, בשילוב עבודות יד, מיחזור, DIY (Do It Yourself), לקבל טיפים והשראה מבלוגים בתחום העיצוב, אינסטגרם ופינטרסט. ואם יש לכם טאצ׳ וכמה חברים או אפילו אחיינים שאפשר לרתום לא תצטרכו גם איש מקצוע. למרות שמעצב אירוע זה בהחלט פינוק שווה (:

מיתוג האירוע ועיצוב הזמנות – אירועים ממותגים הם אירועים מאוד מיוחדים, אישיים וזכירים. מה הכוונה בעצם למתג אירוע? להחליט על קונספט שאתם מתחברים אליו ולעצב את כל האלמנטים באירוע בהשראת ולאורו של אותו קונספט. החל מעיצוב לוגו שיופיע על ההזמנות, המפיות, השילוט וכו׳ ועד לרמה של איורים או תמונות המשתלבים במתנות לאורחים, דגלונים, מפות שולחן, כרטיסי הושבה, תפריטים ועוד. מיתוג האירוע משפיע כמובן גם על עיצוב החלל כולו – בחירת הצבעוניות, שילובי הפרחים, סידור השולחנות וכמובן בחירת האוכל. איש המקצוע המתאים למיתוג אירוע הוא מעצב גרפי בעל ניסיון והבנה במיתוג ורצוי גם עם יכולות איור על מנת שתוכלו ליצור שפה גרפית עשירה ויצירתית.

סידורי ישיבה – קודם כל לא לריב! סידורי ישיבה הם רגע לפני האירוע הגדול ויוצרים הרבה בלאגן. מה לעשות, לא תוכלו להושיב את כולם ביחד באותו שולחן וגם אולי לא תצליחו להושיב את דודה א׳ שלא מדברת עם דודה ה׳ מספיק רחוק אחת מהשנייה (או שאולי דווקא כדאי להושיב אותן באותו שולחן? מממ…) גם סביר להניח שלא תצליחו להושיב את כל החבר׳ה מהעבודה ביחד בלי שישתרבב לו איזה חב׳רה מהלימודים. (אסון) אז מה אנחנו אומרים? אוי תנוחו. תעשו מה שאפשר, אפילו תתנו להורים לסדר את השולחנות שלהם. רק דבר אחד קחו לתשומת לבכם – אל תשימו את אלו שסובלים מרעש ליד הרמקולים. והמבין יבין (:

רגע אחרי – רגע אחרי האירוע הוא רגע חשוב מאוד. תחשבו על הרגע הזה. האירוע הסתיים, האורחים הלכו, אתם גמורים מעייפות אחרי נפילת המתח, האדרנלין, השעה וקצת אלכוהול (: לאן הולכים עכשיו? הביתה? למלון? לאבא ואמא? לאפטר פארטי מטורפת? אתם נוהגים? חבר יסיע אתכם? אולי מונית? תחשבו על זה. שיהיה לכם סיום נעים והתחלה חדשה נעימה אף יותר.

ועוד דבר של הרגע אחרי שאנחנו מאוד ממליצים: הכרת תודה.
מכתב קטן לאורחים ״תודה שבאתם לחגוג איתנו״, ״תודה על המתנות״ וכמובן גם תודה לצוות המקצועי שעבד קשה, תכנן וליווה אתכם באירוע.

מאחלים לכם שהאירוע יעבור בנעימים, ברוגע ובשלום,
ובעיקר עם הרבה אהבה,

סטוקו


חזרה לבלוג

BLOG

אולמות אירועים חדשים

איפה נמצא אולמות אירועים חדשים ויוקרתיים לאחר תקופה ארוכה של חוסר וודאות, אירועים מצומצמים בבית, או בלי אירועים בכלל, הגיע הזמן לחזור לחיים. הלב של...

קרא עוד..

אולם אירועים בפתח תקווה

איפה נמצא אולם אירועים בפתח תקווה עכשיו שסוף סוף אנחנו יכולים לחזור לתכנן את אירוע חלומותינו, חשוב להתחיל קודם כל עם אולם האירועים שלנו. המבחר...

קרא עוד..

אולמות לאירועים גדולים

איפה נמצא אולמות לאירועים גדולים? במידה ואנחנו מתכננים את האירוע הבא שלנו, אולם אירועים הוא בהחלט הבחירה הכי מקובלת והכי נוחה. יחד עם זאת, במידה...

קרא עוד..

גני אירועים באזור המרכז

איזה גני אירועים באזור המרכז יש? אולמות אירועים הם המיקום הכי מקובל לארח בו אירוע. יחד עם זאת, גני אירועים עולים בפופולריות שלהם בשנים האחרונות...

קרא עוד..

אירועים עסקיים על הים

איזה נמצא מקום עבור אירועים עסקיים על הים? כיום מקובל שרוב האירועים העסקיים, כמו ערב חברה או השקה של מוצר, מתרחשים באולם אירועים המבטיח אוכל...

קרא עוד..

אולמות אירועים לחתונה

מתכננים להתחתן בקרוב? זה הזמן לבחור את האולם האירועים המושלם לאירוע המרגש! אולמות אירועים לחתונה ניתן למצוא בכל איזור המרכז, אבל מתחם האירועים היפה ביותר...

קרא עוד..

אולמות אירועים מומלצים

רוצים המלצה על אולם אירועים באיזור המרכז? מחפשים את האולם המושלם לאירוע? מבין אולמות אירועים מומלצים באיזור המרכז, ישנו מתחם אירועים אשר עולה על כולם...

קרא עוד..

אולמות אירועים כפריים

חולמים על אירוע באווירה כפרית במרכז הארץ? היום זה בהחלט אפשרי! אולמות אירועים כפריים מביאים איתם ניחוחות וצבעים של אולמות אירועים אירופאים ובינלאומיים כאשר צורות...

קרא עוד..

אולם כנסים באזור המרכז

מחפשים אולם כנסים באזור המרכז? רוצים את המיקום הטוב ביותר לאורחים שלכם? בכל הפקה של כנסים, חשוב שיהיה לכם אולם מפואר ויוקרתי במיקום הנוח ביותר...

קרא עוד..